Digitalisierung im Kleinbetrieb: zuerst der Ablauf, dann das Werkzeug
Neue Software löst selten ein Problem, das vorher nicht beschrieben wurde. Wie ein Ablaufbild vor der Werkzeugwahl Zeit und Geld spart.
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Warum zuerst der Ablauf kommt
Neue Software wird meist gekauft, weil etwas im Alltag mühsam ist: Offerten sind schwer zu finden, Termine überschneiden sich, Daten werden doppelt erfasst. Das Werkzeug soll das lösen. Es löst aber nur, was vorher beschrieben wurde. Wer den Ablauf nicht kennt, kauft eine Lösung für ein Problem, das noch keinen Namen hat.
Ein Ablaufbild ist deshalb der erste Schritt jeder Digitalisierung im Kleinbetrieb. Es braucht eine Stunde, ein grosses Blatt Papier und die Menschen, die den Ablauf tatsächlich ausführen.
Fragen, die vor der Werkzeugwahl zu klären sind
- Wer erfasst die Daten zum ersten Mal?
- Dort beginnt der Ablauf. Alles danach sollte dieselben Daten wiederverwenden.
- Wo wird heute doppelt gearbeitet?
- Jede Doppelerfassung ist ein Kandidat für Vereinfachung, unabhängig von der Software.
- Wer braucht welche Information wann?
- Daraus ergibt sich, wer Zugriff haben muss und wer nicht.
- Was passiert bei Abwesenheit?
- Ein Ablauf, der an einer Person hängt, ist ein Risiko für den Betrieb.
- Was soll nach der Umstellung messbar anders sein?
- Eine Kennzahl, die Sie selbst wählen, zum Beispiel die Zeit von der Anfrage bis zur Offerte.
- Welche Daten dürfen den Betrieb nicht verlassen?
- Das bestimmt, ob ein Dienst in der Cloud überhaupt in Frage kommt.
Wie lange das dauert
Das Ablaufbild für einen einzelnen Prozess entsteht in einer Sitzung von ein bis zwei Stunden. Für drei bis fünf Prozesse rechnen wir mit einem halben Tag im Strategie-Workshop. Die Auswertung erfolgt im Memo, das wir nach dem Workshop schreiben. Danach liegt die Entscheidung über Werkzeuge bei Ihnen.
Wir verkaufen keine Software und erhalten keine Vermittlungsprovisionen. Das ist die Grundlage dafür, dass Ablaufbild und Empfehlung unabhängig bleiben.
Wie wir die Arbeitsweise gleichmässig halten
Wir arbeiten in jeder Sitzung nach demselben Raster: Ist-Zustand zeichnen, Reibungspunkte markieren, Ursachen benennen, Prioritäten setzen. Das Ergebnis ist kein Versprechen, sondern ein sauber dokumentierter Stand, den Sie mit Anbietern besprechen können. Ob ein Werkzeug danach tatsächlich hilft, hängt von der Umsetzung im Betrieb ab und liegt ausserhalb unseres Einflusses.
Die Methode ist dieselbe, ob die Firma drei oder dreissig Personen zählt. Nur die Zahl der Prozesse ändert sich.
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- Firma10-P Consult AG
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